RUT-avdraget för städfirmor – fakturering och utbetalning

För privatkunder är RUT-avdraget ofta det som avgör om de anlitar dig. Kunden betalar halva arbetskostnaden – resten begär du från Skatteverket. Det är enkelt när rutinerna sitter, men en felaktig faktura kan kosta dig pengar.

Guiden ingår i serien Starta städfirma.

Så fungerar RUT 2026

• Avdrag: 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms.
• Tak: 75 000 kr per person och år för rut och rot tillsammans (rot högst 50 000 kr).
• Vem får avdraget: privatpersoner som betalar för tjänsten och har tillräckligt med skatt att räkna av mot.
• Krav på dig: F-skatt, och att arbetet utförs i eller i nära anslutning till kundens bostad (eller i bostad som kunden ska flytta till/från).
• Vad ger inte avdrag: material, utrustning, resor och framkörning.

Städning, flyttstädning, fönsterputs och storstädning omfattas. Kontrollera alltid Skatteverkets aktuella lista för gränsfall, till exempel vissa typer av fastighetstvätt.

Checklista för fakturan

• Kundens namn och personnummer (för alla som delar på avdraget)
• Adress eller fastighetsbeteckning där arbetet utförts
• Datum för utfört arbete
• Arbetskostnad separerad från material och resor
• Antal arbetade timmar
• Typ av tjänst (t.ex. städning, flyttstädning)
• Belopp för RUT-avdraget och vad kunden ska betala
• Ditt organisationsnummer, F-skatt och momsregistreringsnummer

Använd en fakturamall för städfirma eller ett affärssystem som bygger RUT-fakturan automatiskt.

Begär utbetalning – steg för steg

1. Kunden betalar sin del av fakturan (elektroniskt – kontant betalning ger inte rätt till utbetalning).
2. Du skickar ansökan i Skatteverkets e-tjänst eller via fil från ditt system.
3. Skatteverket prövar kundens rätt till avdrag och betalar till ditt skattekonto.
4. Ansökan ska vara inne senast 31 januari året efter att kunden betalade.

Vanliga orsaker till avslag

• Kunden har redan använt sitt utrymme hos andra utförare.
• Arbetskostnaden är inte separerad från material eller resor.
• Fel personnummer eller fel fördelning mellan flera köpare.
• Betalning har skett kontant eller innan arbetet utförts utan korrekt underlag.

Skydda dig: skriv i dina avtalsvillkor att kunden betalar mellanskillnaden om Skatteverket nekar avdraget, och be kunden kontrollera sitt utrymme på Mina sidor hos Skatteverket före större jobb.

Räkna på RUT med kunden

Visa alltid två siffror i offerten: totalpris och pris efter RUT. Det gör offerten lättare att jämföra. VIA Medias RUT-kalkylator räknar fram båda.

Sammanfattning

RUT är din bästa säljfaktor mot privatkunder – men bara om fakturan är rätt. Använd en checklista eller ett system som gör jobbet, begär utbetalning först efter kundens betalning och ha villkor för nekade avdrag. Nästa steg: offert, avtal och faktura.