Offert, avtal och faktura för städfirmor – med gratis mallar
En tydlig offert vinner jobbet, ett bra avtal förhindrar tvister och en korrekt faktura ger betalt i tid. Här är vad varje dokument ska innehålla – och mallar så att du slipper börja från noll.
Guiden ingår i serien Starta städfirma.
Offerten som vinner jobbet
Kunden jämför ofta 3–4 offerter. Den som är tydligast, snabbast och lättast att förstå vinner – inte alltid den billigaste.
Det här ska finnas med:
- En kort sammanfattning av kundens behov med dina egna ord.
- Exakt vad som ingår – gärna som checklista per rum.
- Pris före och efter RUT, och vad som kostar extra.
- Datum, tidsåtgång och antal personer.
- Garantier, till exempel omstädning vid anmärkning eller besiktningsgaranti vid flyttstädning.
- Försäkring och F-skatt.
- Giltighetstid och hur kunden accepterar.
Ladda ner VIA Medias offertmall för städfirma och anpassa den efter dina tjänster.
Avtalet som skyddar dig
För återkommande städning och företagskunder behöver du ett skriftligt uppdragsavtal. Viktiga villkor:
| Villkor | Exempel på formulering i sak |
|---|---|
| Omfattning | Vad som ingår och inte ingår, frekvens |
| Avbokning | Hur sent kunden får avboka utan kostnad |
| Nyckelhantering | Kvittering, förvaring, ansvar vid förlust |
| Reklamation | Hur och när kunden anmäler fel, rätt till omstädning |
| Prisjustering | Årlig justering, t.ex. efter löneökningar |
| RUT | Kunden betalar mellanskillnad om avdrag nekas |
| Uppsägning | Uppsägningstid för båda parter |
Mall: uppdragsavtal för städfirma. Gör du även fönsterputs finns mallar för offert och avtal för fönsterfirmor.
Fakturan som ger betalt i tid
- Skicka fakturan samma dag som jobbet är klart.
- Följ checklistan för RUT-fakturor.
- Använd kort betalningstid för privatkunder och erbjud smidiga betalsätt.
- Automatisera påminnelser i ditt affärssystem.
Mall: fakturamall för städfirma.
Digitala offerter med e-signering
När volymen ökar lönar det sig att skicka offerter digitalt med e-signering. Det går snabbare, ser professionellt ut och kopplar direkt till schemat och faktureringen. Läs mer i guiden om affärssystem. Som partner på Cleanify kan du dessutom skicka offerter direkt till kunden från partnerportalen.
Sammanfattning
Svara snabbt, var konkret i offerten, skriv in villkoren som skyddar dig och fakturera direkt. Med mallar och ett system som hänger ihop sparar du tid på varje uppdrag. Nästa steg: försäkring och arbetsmiljö.
Vanliga frågor
Hur snabbt ska jag svara på en offertförfrågan?
Så snabbt som möjligt. Kunder jämför flera offerter och de första svaren har en tydlig fördel – sikta på samma dag.
Vad ska stå om nyckelhantering i avtalet?
Hur nycklar lämnas och förvaras, att de märks utan adress, vem som har tillgång och vad som gäller vid förlust.
Behöver jag skriftligt avtal för hemstädning?
Ja, ett skriftligt avtal eller tydliga villkor i offerten minskar risken för tvister om vad som ingår, avbokning och reklamation.